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Politique de confidentialité

Responsable

We are Solutions Sàrl, Rue de la Tour 2, 1580 Avenches, contact@wearesolutions.ch. Aucune autre société n'est responsable du traitement. Pour les missions d'immersion, l'entreprise cliente est responsable des données de ses employés ; nous agissons pour son compte, selon un contrat de protection des données.

Données traitées

(a) formulaire de contact et formulaires propres à nos offres (conseil, immersion, communication, générateur d'idées, site ou outil sur mesure) : nom, e-mail, entreprise (facultative), offre ou sujet de la demande, vos réponses aux questions de l'offre (choix dans des listes et textes que vous rédigez), mode de réponse souhaité (e-mail ou rappel), numéro de téléphone (obligatoire seulement si vous demandez à être rappelé, facultatif sinon) et moment préféré pour le rappel, comment vous nous avez connus (facultatif) ; pour un site ou un outil, nous en tirons une fiche de projet ; (b) formulaire « Vos problèmes » : rôle (dirigeant, employé, autre), pour chaque problème décrit (cinq au plus, trois pour un employé) : sa description, son type choisi dans une liste (facultatif) et ce qui montrerait qu'il est résolu ; pour un dirigeant ou une autre personne seulement, et s'ils sont indiqués : où en est la situation, où elle devrait arriver, qui peut le constater, l'échéance souhaitée, le coût annuel estimé et le budget indicatif en CHF ; l'entreprise (facultative) ; ces champs ne sont jamais demandés ni enregistrés pour un employé ; votre nom, votre e-mail et votre numéro de téléphone (obligatoire seulement si vous demandez à être rappelé, facultatif sinon) et le moment préféré pour le rappel, seulement si vous souhaitez une réponse, avec, si vous le voulez, comment vous nous avez connus (jamais demandés à un employé) ; dans nos autres formulaires (le questionnaire de suivi d'une maquette est décrit au point (i)), le texte saisi passe à la réception par un filtre automatique qui remplace les e-mails, liens, numéros et une partie des noms, et le texte d'origine n'est pas enregistré ; ce filtre ne reconnaît pas tout (nom seul, entreprise, lieu, données de santé) : nous effaçons à la main les noms de tiers et les données sensibles restants lors de notre première lecture (en principe sous 2 jours ouvrables), avant tout autre usage ; chaque réponse est enregistrée sans adresse IP, avec la date du jour mais sans l'heure, et, pour « Vos problèmes », nous recevons un e-mail d'avis qui ne reprend pas son contenu ; pour le formulaire de contact et les formulaires de nos offres, l'e-mail d'avis reprend votre demande (réponses, mode de réponse et créneau de rappel) mais pas votre numéro de téléphone, qui reste seulement sur notre serveur en Suisse (le questionnaire de suivi d'une maquette fonctionne autrement : point (i)) ; cet e-mail reste dans notre messagerie hébergée en Suisse chez Infomaniak ; (c) correspondance ; (d) journaux techniques de l'hébergeur Infomaniak (adresse IP, date et heure exactes, page ou adresse appelée, y compris l'envoi d'un formulaire) : ils pourraient permettre de rapprocher l'envoi d'une réponse d'une adresse IP ; nous ne nous en servons que pour la sécurité et le bon fonctionnement du site, jamais pour identifier l'auteur d'une réponse, sauf obligation légale ; pour limiter les abus, une empreinte pseudonymisée de l'adresse IP est aussi conservée au plus 24 heures, séparément des réponses ; (e) newsletter : aucune pour l'instant, aucune inscription possible sur le site (voir le point « Newsletter ») ; (f) espace client « Offre au résultat » et signature d'une offre en ligne : voir le point « Espace client et signature en ligne » ; (g) échange téléphonique (page « Demander un échange téléphonique ») : nom, e-mail, numéro de téléphone, créneau choisi, date de la demande et phrase facultative sur le sujet ; ces données restent sur notre site et dans notre messagerie, hébergés en Suisse chez Infomaniak, et servent seulement à fixer l'échange et à vous appeler, sans prospection ni newsletter. Pour afficher les créneaux libres et inscrire l'appel, notre serveur utilise notre agenda, hébergé en Suisse chez Infomaniak ; l'appel n'y est inscrit qu'avec un numéro de demande et son heure, sans votre nom ni vos coordonnées. Réservé aux dirigeants et décideurs : un employé qui souhaite rester anonyme utilise le formulaire « Vos problèmes ». (h) demande d'immersion : le complément d'excellence indicatif, si vous l'indiquez dans une demande d'immersion (sans engagement ; non consulté avant la remise de la restitution écrite). (i) questionnaire de suivi d'une maquette de démonstration (page « Questionnaire », ouverte par le lien de notre e-mail ou de votre maquette) : nom de votre commerce, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), vos réponses (budget indicatif choisi dans une liste ; textes libres sur la maquette, vos horaires, vos produits ou services, la vente ou la livraison à distance, vos contenus, votre nom de domaine et votre hébergement ; souhait de recevoir les commandes sur WhatsApp sur le site final : oui, non ou à discuter, sans qu'aucun numéro WhatsApp ne soit demandé), la case d'accord cochée avec la date de la version de cette politique, la date et l'heure de réception, et la référence de la maquette : un code technique, présent dans l'adresse de la page, qui ne contient ni nom ni coordonnées mais nous permet de relier vos réponses à la maquette et à notre fiche de prospection. Ces réponses ne sont pas enregistrées sur notre site : elles nous sont envoyées en un seul e-mail à contact@wearesolutions.ch, telles que vous les avez écrites (sans filtre automatique), avec votre numéro de téléphone si vous l'indiquez et sans adresse IP ; votre adresse e-mail y figure comme adresse de réponse et l'objet reprend le début de la référence et le nom de votre commerce ; cet e-mail reste dans notre messagerie. N'y écrivez pas de données sensibles (par exemple de santé) ni d'informations sur d'autres personnes ; si cela arrive, nous les effaçons dès notre première lecture. Seules traces sur le site : l'empreinte pseudonymisée de l'adresse IP qui limite les abus (24 heures au plus) et les journaux techniques de l'hébergeur, qui contiennent l'adresse de la page, donc la référence de la maquette (point (d)). Aucun e-mail ne vous est envoyé automatiquement. Finalités : adapter la maquette, préparer et vous adresser une offre, vous répondre par e-mail et, si vous nous avez donné votre numéro, vous appeler à ce sujet ; nous ne vous écrivons pas sur WhatsApp. Base : vous nous envoyez ces réponses vous-même, pour obtenir une maquette adaptée et une offre ; nous les traitons dans notre intérêt prépondérant, directement lié à la préparation et à la conclusion d'un contrat avec vous ; la case à cocher confirme cette demande. Destinataire : Infomaniak Network SA, qui héberge en Suisse notre site, par lequel passent vos réponses, et notre messagerie ; aucun autre destinataire, aucune vente ; l'outil d'IA en ligne qui nous aide à adapter les maquettes (point « Destinataires et hébergement ») ne reçoit qu'une description dont nous avons retiré votre nom, vos coordonnées, le nom et l'adresse de votre commerce et tout détail qui permettrait de vous reconnaître. Durée : pendant nos échanges sur la maquette et l'offre ; sans suite, 12 mois après le dernier échange, puis effacement ; si un contrat est conclu, durées des clients ; la maquette initiale reste supprimée 7 jours après notre premier e-mail au plus, une maquette adaptée à partir de vos réponses est gardée 60 jours (point « Durées de conservation »). Vos droits : vous pouvez à tout moment demander à voir vos réponses, à les corriger ou à les faire effacer, ou retirer votre accord, en écrivant à contact@wearesolutions.ch ; nous effaçons alors l'e-mail et ne vous recontactons plus à ce sujet (point « Vos droits »). (j) outil de retours d'une maquette de démonstration (sur demo.wearesolutions.ch) : si vous l'utilisez, nous recevons les points de correction que vous placez sur la maquette (endroit cliqué et texte, écrit ou dicté), les photos que vous choisissez de nous envoyer, avec la case par laquelle vous confirmez avoir le droit de nous les transmettre et nous autorisez à les utiliser pour la maquette et votre futur site, ainsi que vos réponses au questionnaire de fin (notes, estimation, intention) ; si vous souhaitez continuer : votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail, le jour et l'heure où vous souhaitez être rappelé et, le cas échéant, votre demande de visite ; la date et l'heure d'envoi et la référence de la maquette. N'envoyez pas de photos de personnes sans leur accord, ni de données sensibles. Les photos sont réencodées à leur réception : leurs métadonnées, y compris la position GPS, sont retirées. Tant que vous n'avez pas envoyé vos retours, un brouillon est gardé dans votre navigateur, sur votre appareil, 7 jours au plus ; nous n'y avons pas accès. Dictée vocale (facultative) : si vous utilisez le micro, la reconnaissance vocale est faite par le service intégré à votre navigateur (par exemple Google pour Chrome, Microsoft pour Edge, Apple pour Safari), selon les conditions de ce fournisseur et avec un traitement possible hors de Suisse ; c'est votre choix, vous pouvez toujours écrire à la place ; nous recevons seulement le texte : votre voix n'est jamais enregistrée par nous. Ces données sont enregistrées dans le dossier de votre maquette chez notre hébergeur Infomaniak, en Suisse, sans votre adresse IP (seuls les journaux techniques d'Infomaniak la contiennent, voir (d)). Les points de correction sont visibles par toute personne qui a le lien de la maquette ; vos coordonnées ne le sont pas et ne peuvent plus être relues depuis la maquette après l'envoi. Finalités : corriger et adapter la maquette, préparer et vous adresser une offre, vous rappeler ou vous écrire au moment choisi et organiser la visite demandée. Base : vous nous envoyez ces données vous-même, pour obtenir une maquette adaptée et une offre ; nous les traitons dans notre intérêt prépondérant, directement lié à la préparation et à la conclusion d'un contrat avec vous. Destinataire : Infomaniak Network SA (hébergement en Suisse) ; aucune vente ; l'outil d'IA en ligne qui nous aide à adapter les maquettes ne reçoit ni vos coordonnées ni vos photos, seulement une description dont nous avons retiré tout détail qui permettrait de vous reconnaître. Durée : à la suppression de la maquette, ces données sont archivées puis conservées 24 mois et effacées ; si un contrat est conclu, durées des clients. Vos droits : accès, correction, effacement à tout moment, sur simple demande à contact@wearesolutions.ch (point « Vos droits »).

Espace client et signature en ligne

L'espace client « Offre au résultat » est réservé aux dirigeants d'entreprises suisses inscrits au registre du commerce avec un pouvoir de signature. Nous y traitons : (1) votre compte : prénom, nom, fonction inscrite au registre, téléphone et e-mail professionnels, données de l'entreprise (raison sociale, IDE, siège, mode de signature déclaré), date et version de cette information au moment où vous avez coché « J'ai lu » ; la connexion se fait sans mot de passe, par un lien envoyé à votre adresse e-mail ; (2) vos offres : problèmes, objectifs, prix et délais saisis, historique des corrections, et les nom et fonction de l'interlocuteur et, pour une signature collective, du second signataire, que vous nous indiquez : informez-les de cette politique ; (3) la signature en ligne (journal de signature) : texte des cases cochées, nom saisi, date et heure, adresse e-mail à laquelle le code de confirmation a été envoyé et heure de sa validation, adresse IP, navigateur et identifiant de session ; notre journal de preuves n'en garde qu'une empreinte calculée avec une clé aléatoire, sans donnée en clair ; (4) la signature sur papier (signature collective, plus de 100 000 CHF ou à notre demande) : scan de l'original signé à la main et de la page de prise de connaissance, date de réception ; (5) nos vérifications avant de contre-signer : lecture du registre du commerce et des publications de la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC), avec parfois un extrait enregistré qui contient les noms des personnes inscrites ; au-delà de 30 000 CHF, contrôle que l'adresse e-mail n'est pas une adresse gratuite et rappel au numéro public de l'entreprise : nous notons le numéro appelé, la personne jointe (nom ou fonction), la date et si le montant est confirmé ; certaines de ces vérifications (plafond et niveau de signature, format de l'IDE, adresse gratuite, critères, intégrité du contrat) sont faites par notre serveur ; elles préparent notre décision, toujours prise par une personne ; (6) les e-mails qui servent de preuve (accusé de signature, réception de l'original, ajustement, refus, conclusion) : copie exacte avec les pièces jointes et résultat de l'envoi ; (7) votre demande de rappel, si vous en faites une depuis une offre : le moment choisi (matin, après-midi ou peu importe) et le jour de la demande ; le rappel se fait au numéro de votre compte, qui n'est pas recopié dans l'offre, et la demande est effacée dès que vous l'annulez, que nous vous avons rappelé(e) ou que vous changez ce numéro ou effacez votre compte, et au plus tard 3 mois après la demande. Pour limiter les abus, un compteur (empreinte de votre compte et heure de la fenêtre de comptage, sans le numéro) limite le nombre de demandes de rappel et est effacé après 24 heures. Finalités : vous identifier, préparer l'offre, vérifier le pouvoir de signature et prévenir les fraudes, conclure le contrat et prouver qui a signé quoi et quand. Votre entreprise reçoit le certificat de signatures (nom saisi, date et heure, adresse e-mail, empreinte du document) ; l'adresse IP, le navigateur et l'identifiant de session restent dans notre dossier de preuve et sont communiqués à votre entreprise sur demande ou en cas de litige. La décision de contre-signer ou de refuser une offre est toujours prise par une personne de We are Solutions, jamais par un programme seul. Ces données ne servent ni à la publicité ni à d'autres clients et ne sont transmises à aucun service d'IA en ligne. Le journal de signature n'est jamais relié aux réponses du formulaire « Vos problèmes ». Durées : voir le point « Durées de conservation ».

Finalités

Répondre à votre demande, vous rappeler par téléphone si vous le demandez (si vous donnez votre numéro sans demander de rappel : vous appeler seulement pour une question sur votre demande), fixer et réaliser l'échange téléphonique que vous demandez, préparer une première maquette ou une proposition pour un site ou un outil, adapter une maquette de démonstration et vous faire une offre à partir de vos réponses au questionnaire de suivi, et vous appeler à ce sujet si vous nous y avez donné votre numéro (point « Données traitées », (i)), corriger une maquette et vous recontacter au moment choisi à partir de vos retours sur la maquette (point « Données traitées », (j)), savoir si une maquette de démonstration a été consultée (point « Prospection »), vous faire une offre (dirigeants et entreprises), conclure et exécuter un contrat, vérifier le pouvoir de signature de la personne qui signe et prévenir les fraudes (registre du commerce, rappel téléphonique), prouver la conclusion et le contenu d'un contrat signé en ligne (qui a signé, quoi et quand : journal de signature), tirer des constats généraux sans nom des réponses au formulaire « Vos problèmes », compter, sans nom, comment on nous découvre (champ facultatif « Comment nous avez-vous connus ? »), présenter une fois nos services par e-mail à des entreprises établies en Suisse, avec une éventuelle maquette de démonstration (point « Prospection »), assurer la sécurité du site, envoyer une éventuelle future newsletter, seulement avec votre consentement. Nous ne transmettons jamais la réponse d'un employé à son employeur et ne contactons pas l'employeur à partir de cette réponse, sauf demande écrite de l'employé. Votre numéro de téléphone ne sert jamais à la prospection, aux SMS ni aux messageries.

Mesure d'audience

Aucune. Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur : pas de Google Analytics, pas de pixel, pas de cookie de suivi. Nous tenons seulement des compteurs internes, sans nom, sans cookie et sans adresse IP : nombre d'ouvertures et d'envois de nos formulaires par mois (par rôle, par offre ou par sujet), part des demandes de rappel et des réponses laissées vides par question, sans le contenu des réponses, et, pour la page de demande d'échange téléphonique, nombre d'ouvertures de la page et de demandes envoyées, par mois et par page d'où vient la personne ; pour qu'un même appareil ne fausse pas le nombre d'ouvertures, une empreinte pseudonymisée de son adresse IP est utilisée pendant l'heure en cours et effacée au plus tard après 24 heures (point 2 d) ; elle n'entre jamais dans les compteurs ; ces compteurs sont gardés 24 mois. Pour chaque maquette de démonstration, nous comptons aussi, sans cookie, sans adresse IP et sans identifiant de l'appareil, le nombre de pages vues, le nombre de jours de consultation et les dates de première et de dernière visite, seulement pour savoir si la maquette a été consultée (point « Prospection »). Les journaux techniques de l'hébergeur (adresse IP, date et heure, page demandée) servent uniquement à la sécurité et au bon fonctionnement du site.

Cookies

Les pages publiques du site ne déposent aucun cookie. L'espace client utilise deux cookies strictement nécessaires, sans suivi, sans publicité et sans tiers : « __Host-wasreq », posé quand vous demandez un lien de connexion, pour que ce lien ne fonctionne que dans le navigateur qui l'a demandé (il expire après 15 minutes ou dès la connexion) ; « __Host-wasid », cookie de session qui vous garde connecté (il prend fin à la déconnexion, après 30 minutes d'inactivité, au plus tard après 8 heures ou à la fermeture du navigateur). Vous pouvez refuser ou effacer les cookies dans les réglages de votre navigateur ; l'espace client ne fonctionnera alors pas. Aucun bandeau de cookies n'est donc nécessaire.

Destinataires et hébergement

Notre hébergeur, Infomaniak Network SA (Genève, Suisse), traite pour notre compte les données du site, de l'espace client et de notre agenda de rendez-vous, y compris l'envoi des e-mails. Aucune vente de données. Aucun service tiers étranger n'est intégré au site (ni formulaire, ni statistiques). Tout autre prestataire technique est lié par contrat. Infomaniak héberge aussi, en Suisse, notre messagerie et nos maquettes de démonstration (demo.wearesolutions.ch). Le test WhatsApp facultatif d'une maquette se fait directement entre votre appareil et WhatsApp (groupe Meta), sans passer par nous : nous ne communiquons aucune donnée à Meta (voir le point « Prospection »). De même, la dictée vocale facultative de l'outil de retours d'une maquette passe par le service de reconnaissance vocale de votre navigateur (par exemple Google, Microsoft ou Apple), selon ses propres conditions : nous n'y transmettons rien nous-mêmes (point « Données traitées », (j)). Intelligence artificielle : les données personnelles de nos clients, de leurs employés et des personnes qui nous écrivent sont traitées, si un outil d'IA est utile, uniquement avec des outils d'IA exécutés sur nos propres machines ; elles ne sont transmises à aucun service d'IA en ligne. Nous utilisons aussi un service d'IA en ligne, Claude, de la société Anthropic (données traitées notamment aux États-Unis), mais seulement pour des travaux qui ne contiennent aucune donnée personnelle de nos clients, de leurs employés ni des personnes qui nous écrivent (par exemple : textes généraux, code, recherches). Pour préparer une maquette de site ou des idées, nous pouvons lui confier une fiche de projet dont nous avons retiré auparavant votre nom, vos coordonnées, le nom et les adresses internet de votre entreprise, vos contenus et tout détail qui permettrait de vous reconnaître ; la correspondance avec votre demande reste chez nous. Si nous devions un jour confier de telles données à un service d'IA en ligne, nous le ferions seulement avec l'accord préalable de la personne ou de l'entreprise concernée, après vous avoir indiqué le service, le pays et la garantie applicable, et après avoir conclu avec ce service un contrat adapté (contrat de traitement pour notre compte et, pour un pays sans protection adéquate, clauses types reconnues par le PFPDT). En cas de litige, les données nécessaires du dossier de preuve d'un contrat (y compris le journal de signature) peuvent être communiquées à nos avocats, à l'expert-arbitre prévu au contrat et aux tribunaux ou autorités compétents.

Newsletter

Aucune pour l'instant : nous n'envoyons pas de newsletter et le site ne permet pas de s'y inscrire. Si nous en lançons une, nous mettrons d'abord cette politique à jour (outil utilisé et lieu où les données sont stockées) ; l'inscription se fera alors seulement avec votre consentement confirmé par e-mail (double opt-in), avec un lien de désinscription dans chaque envoi.

Durées de conservation

Nous gardons les données seulement le temps nécessaire à leur finalité. Passé les durées ci-dessous, elles sont effacées lors de la procédure d'effacement suivante, exécutée au moins une fois par semaine.

Voir chaque durée de conservation (20 lignes)
DonnéesDurée
Demandes sans suite (formulaire de contact et formulaires des offres, y compris le numéro de téléphone, le moment de rappel et la fiche de projet d'un site ou d'un outil ; demandes d'échange téléphonique, y compris l'e-mail d'avis reçu (sans vos coordonnées), l'invitation d'agenda éventuelle et nos e-mails de confirmation ; dirigeants et autres personnes du formulaire « Vos problèmes »). Le numéro de téléphone d'une demande de contact, d'une offre ou du formulaire « Vos problèmes » (jamais celui d'un échange téléphonique, conservé 12 mois avec la demande, voir la ligne « Demande d'échange téléphonique ») est effacé 3 mois après la clôture de cette demande, ou 3 mois après la demande si elle n'est pas close12 mois
Réponse à « Comment nous avez-vous connus ? »Effacée avec la demande ; seul un total sans nom est conservé
Réponses d'employés au formulaire « Vos problèmes »6 mois, ou 6 mois après le dernier échange, puis effacement ou statistiques sans nom
Prospection : coordonnées professionnelles d'une entreprise à qui nous écrivons, source et date de la collecte, élément tiré de son site, constat sur son site, dates de nos e-mails et échanges12 mois après le dernier contact sans suite ; fiche sans e-mail envoyé dans les 30 jours suivant la collecte : effacée ; entreprise repérée puis écartée : rien n'est gardé ; après une opposition, seuls l'adresse e-mail et le nom de domaine de l'entreprise restent dans la liste d'exclusion, aussi longtemps que nécessaire pour respecter l'opposition
Clients : contrat, correspondance et pièces comptablesDurée du contrat, puis 10 ans (comptabilité et prescription)
Espace client : lien de connexion et adresse e-mail à laquelle il est envoyéLien valable 15 minutes ; effacé au plus tard 24 heures après son expiration ou son utilisation
Espace client : session de connexion (empreinte de l'identifiant de session et de l'adresse IP)Prend fin à la déconnexion, après 30 minutes d'inactivité ou au plus tard après 8 heures ; effacée au plus tard 7 jours après sa fin
Code de confirmation de signature (gardé sous forme d'empreinte) et adresse e-mail utiliséeCode valable 10 minutes ; effacé 24 heures après son expiration si l'offre n'est pas signée ; s'il a servi à signer, conservé avec la signature (voir les lignes « Offre signée » et « Contrat conclu »)
Empreintes pseudonymisées de l'adresse IP ou de l'adresse e-mail (limite d'ouvertures et d'envois des formulaires et de l'espace client, et des appels de nos tâches planifiées) (pour l'échange téléphonique : voir la ligne « Demande d'échange téléphonique »)24 heures au plus
Compte de l'espace client (nom, fonction, téléphone et e-mail professionnels)Sans aucune offre : 12 mois après la dernière connexion ; avec une offre : même durée que cette offre
Données de l'entreprise (raison sociale, IDE, siège, mode de signature déclaré)Tant qu'une offre de cette entreprise est conservée
Offre en préparation, ou prête mais non signée (contenu, historique des corrections, contrat non signé)90 jours après la dernière modification, puis effacement
Offre signée sans contrat conclu (refusée, retirée, déclinée, abandonnée ou devenue caduque) : signatures avec adresse IP et navigateur, documents, scans de l'original papier, extrait du registre, vérifications, note du rappel téléphonique, copies des e-mails12 mois après sa clôture, puis effacement (sauf échange en cours : voir le paragraphe sous le tableau)
Contrat conclu : dossier de preuve complet (mêmes éléments, y compris le journal de signature et l'adresse IP), accès restreint10 ans après la fin du contrat (délai de prescription). Tant que la fin n'est pas connue, la date est fixée à la conclusion : délai maximal prévu au contrat, plus 90 jours, plus 10 ans ; elle est recalculée à la fin réelle de la dernière mission, plus 10 ans
Journal de preuves : pour chaque étape, la date, le type d'étape, un numéro interne et des empreintes techniques des documents et des signatures, sans nom, adresse e-mail ni adresse IPTant que ce journal sert à prouver l'intégrité de nos contrats. Après l'effacement d'un compte ou d'une offre, ces lignes, pseudonymisées, ne peuvent être reliées à vous que si quelqu'un présente le document lui-même (par exemple votre exemplaire) ; la clé aléatoire de l'empreinte de chaque signature est effacée avec la signature, puis de nos sauvegardes au plus tard 5 semaines après
Journal technique de l'application (erreurs et opérations, sans nom, adresse e-mail ni texte saisi)90 jours
Journaux techniques de l'hébergeurDurée fixée par Infomaniak, qui indique les conserver au moins 7 jours mais ne publie pas de durée maximale ; nous la préciserons ici dès qu'Infomaniak nous l'aura confirmée
Sauvegardes, utilisées seulement pour remettre le service en état après un incidentAu plus 14 jours sur le serveur et 5 semaines pour la copie externe, sur un disque chiffré : une donnée effacée y reste donc au plus 5 semaines. Si nous devons restaurer une sauvegarde, nous effaçons à nouveau, avant toute remise en service, les données dont l'effacement avait été demandé. Une copie hors ligne des seuls dossiers de contrats conclus est gardée pendant la durée de la ligne « Contrat conclu »
Liste des effacements (numéros internes et dates, sans nom ni adresse e-mail), qui sert à refaire les effacements après une restauration90 jours après l'effacement
Maquettes de démonstration (demo.wearesolutions.ch)Préparées de notre propre initiative (prospection) : 7 jours après notre premier e-mail au plus, effacées plus tôt sur demande, après une opposition ou si aucun e-mail n'est parti dans les 30 jours ; préparées ou adaptées à votre demande : 60 jours
Demande d'échange téléphonique (nom, e-mail, téléphone, sujet en une phrase, créneau) et e-mails correspondants ; empreinte pseudonymisée de l'adresse e-mail (non lisible), gardée avec la demande pour n'accepter qu'une demande en attente par adresse ; si une autre demande arrive pour une adresse déjà en attente : son créneau et le numéro de la première demande seulement, sans nom, e-mail ni téléphone ; dans notre agenda : numéro de la demande et heure de l'appel seulement12 mois après la date du créneau s'il n'y a pas de suite (y compris une demande refusée, un appel annulé ou non tenu) ; si un mandat suit : durées « Clients » ; l'empreinte est toujours effacée avec la demande, 12 mois après le créneau. Autre demande pour une adresse déjà en attente : 2 jours après son créneau, ou plus tôt si nous libérons ce créneau ; l'inscription dans l'agenda est effacée en même temps que la demande (si la suppression automatique échoue, nous l'effaçons à la main)
Complément d'excellence indicatif (demande d'immersion)Effacé dès le refus ou l'abandon de la demande, à la fin d'une mission arrêtée avant la restitution, ou 30 jours après notre demande écrite qui suit la restitution ; plus tôt sur demande.
Demande de rappel faite depuis une offre de l'espace client (moment choisi et jour de la demande, sans numéro : le rappel se fait au numéro du compte) ; compteur anti-abus des demandes de rappel (empreinte du compte et heure de la fenêtre de comptage, sans le numéro)Effacée dès que vous l'annulez, que nous vous avons rappelé(e) ou que vous changez le numéro de votre compte ou effacez votre compte ; au plus tard 3 mois après la demande. Compteur anti-abus : 24 heures
E-mails en attente d'envoi quand notre plafond quotidien d'e-mails est atteint (avis d'expiration d'une offre, messages internes à We are Solutions) : adresse du destinataire, référence de l'offre et lien vers l'espace clientEffacés dès l'envoi, et au plus tard 7 jours après leur mise en attente (le message n'est alors pas envoyé) ; effacés aussi tout de suite si vous supprimez votre compte
Questionnaire de suivi d'une maquette : e-mail reçu dans notre messagerie (nom du commerce, e-mail, téléphone s'il est indiqué, réponses, référence de la maquette, date et heure de réception)Pendant nos échanges sur la maquette et l'offre ; sans suite : 12 mois après le dernier échange, puis effacement ; si un contrat est conclu : durées « Clients »
Retours sur une maquette de démonstration : points de correction, photos transmises, questionnaire de fin, coordonnées, souhait de rappel ou de visite, référence de la maquette ; compteur de visites de la maquette (pages vues, jours, première et dernière visite)Retours : archivés à la suppression de la maquette, puis 24 mois, et effacement (plus tôt sur demande) ; si un contrat est conclu : durées « Clients » ; compteur : comme la fiche de prospection (12 mois après le dernier contact sans suite)

Si vous demandez la suppression de votre compte : effacement immédiat de votre compte et de vos offres, sauf dans trois cas, où rien n'est effacé pour l'instant : (1) une offre signée vous engage encore (avant notre décision, avant son échéance ou pendant l'envoi de l'original papier) : vous pourrez renouveler votre demande dès qu'elle sera close ; (2) un e-mail de conclusion du contrat a été envoyé pour une de vos offres : nous vérifions d'abord si le contrat est conclu (s'il l'est, la durée des contrats ci-dessus s'applique) ; (3) un échange est en cours avec nous au sujet d'une de vos offres (mise en demeure, poursuite, procédure ou demande d'une autorité) : nous conservons son dossier, avec accès restreint, jusqu'à la fin de cet échange ; dans les cas (2) et (3), l'offre est ensuite effacée sur votre nouvelle demande ou, au plus tard, à l'issue des 12 mois ci-dessus (dès la fin de l'échange s'il dure plus longtemps).

Prospection

Nous pouvons écrire individuellement, par e-mail depuis contact@wearesolutions.ch, à des entreprises établies en Suisse ; nous n'écrivons ni à des particuliers ni à des entreprises établies hors de Suisse. Sources : l'adresse e-mail que nous utilisons pour vous écrire provient du site de votre entreprise ou d'OpenStreetMap (© les contributeurs d'OpenStreetMap, licence ODbL) ; nous vérifions votre entreprise dans le registre du commerce (Zefix, y compris les données ouvertes de l'Office fédéral du registre du commerce). Une personne peut aussi repérer votre entreprise, sans rien copier, en consultant Google (par exemple une fiche d'établissement sans site), un réseau social ou une offre d'emploi ou de services publiée sur un site suisse de petites annonces (anibis.ch ou petitesannonces.ch) ; nous notons alors seulement l'adresse et la date de la page consultée, et nous ne vous écrivons jamais par la messagerie de ces plateformes. Données : nom, forme juridique, numéro IDE et adresse de l'entreprise, adresse e-mail publiée (de préférence une adresse générale) et, s'ils sont publiés, nom et fonction d'un contact ; source et date de la collecte ; un élément propre à votre activité tiré de votre site public, ce que nous avons constaté sur ce site, la maquette éventuelle, la date de nos e-mails et nos échanges. Finalité : vous présenter une fois nos services, avec au plus une relance quatre jours plus tard si vous n'avez pas répondu, puis plus aucun message. Maquette : nous pouvons préparer, de notre propre initiative et sans engagement, une maquette privée de site pour votre entreprise, hébergée en Suisse chez Infomaniak sur demo.wearesolutions.ch, à une adresse impossible à deviner, non référencée par les moteurs de recherche et sans vos photos ni vos textes (images d'illustration), sauf ceux que vous nous envoyez vous-même par l'outil de retours de la maquette (point « Données traitées », (j)) ; elle est supprimée au plus tard 7 jours après notre premier e-mail, ou dès votre demande. Comme pour notre site, Infomaniak tient des journaux techniques des visites (adresse IP, date et heure, page appelée), que nous utilisons seulement pour la sécurité. Séparément, sans cookie, sans adresse IP et sans identifiant de l'appareil, nous comptons pour chaque maquette le nombre de pages vues, le nombre de jours de consultation et les dates de première et de dernière visite, pour savoir si elle a été consultée ; ces chiffres sont gardés avec notre fiche. Si vous le souhaitez, l'outil de retours de la maquette vous permet de nous indiquer des corrections, de nous envoyer des photos et, si vous voulez continuer, d'être rappelé ou recontacté (point « Données traitées », (j)). Test WhatsApp (facultatif) : la maquette peut vous proposer de la tester avec votre propre numéro WhatsApp et, si vous le voulez, votre adresse e-mail, seulement après avoir coché la case d'accord. Ils restent dans votre navigateur : ils ne sont ni transmis à We are Solutions, ni enregistrés sur notre serveur, ni placés dans un cookie ; le bouton « Effacer mon numéro » ou la fermeture de l'onglet les efface ; le « lien de test personnel » contient votre numéro : ne le partagez pas. Un message de test part seulement quand vous l'envoyez vous-même, depuis votre appareil, par WhatsApp (groupe Meta, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, avec un traitement possible hors de Suisse) ou par votre messagerie ; We are Solutions ne le reçoit pas et ne communique aucune donnée à Meta. Préparation : chaque message est rédigé pour votre entreprise, relu et envoyé un par un par une personne ; aucun envoi automatique, aucun outil d'e-mailing, aucun pixel de suivi. Les données de nos contacts de prospection sont traitées sur nos propres machines et ne sont confiées à aucun service d'IA en ligne : l'outil d'IA en ligne qui nous aide à créer les maquettes (Claude, voir le point « Destinataires et hébergement ») ne reçoit qu'une description générique (secteur, grande région, style), sans nom de personne, sans nom ni adresse de l'entreprise, sans vos contenus ni aucun détail qui permettrait de la reconnaître ; les vraies données sont insérées ensuite sur nos machines. Aucune donnée de prospection n'est vendue ni transmise à des tiers. Durées : entreprise repérée puis écartée : rien n'est gardé ; fiche sans e-mail envoyé dans les 30 jours suivant la collecte : effacée avec sa maquette ; maquette : 7 jours après notre premier e-mail au plus ; le reste : 12 mois après le dernier contact sans suite, puis effacement ; si vous nous répondez, remplissez notre questionnaire ou utilisez l'outil de retours, les durées des demandes s'appliquent (points « Données traitées », (i) et (j), et « Durées de conservation »). Opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, gratuitement et sans motif, en répondant « STOP », par le lien « Ne plus être contacté » de la maquette ou en écrivant à contact@wearesolutions.ch. Nous l'appliquons dès réception, au plus tard dans les 2 jours ouvrables : plus aucun message, maquette supprimée, fiche effacée et confirmation en une ligne, sans offre ; seuls votre adresse e-mail et le nom de domaine de votre entreprise restent dans une liste d'exclusion, pour ne plus vous écrire. Vos autres droits (accès, y compris l'origine de vos données, rectification, effacement) : point « Vos droits ». Nous ne faisons pas de démarchage par téléphone, SMS ou WhatsApp : nous vous appelons seulement si vous nous l'avez demandé (rappel ou échange téléphonique) ou si vous nous avez donné votre numéro dans le questionnaire de suivi ou dans l'outil de retours d'une maquette, et alors seulement au sujet de cette maquette et de notre offre.

Vos droits

Accès, rectification, effacement (exceptions : voir le point « Durées de conservation »), opposition, remise des données ; réponse gratuite en principe sous 30 jours. Dans l'espace client, la page « Mes données » vous permet de télécharger vos données (fichier JSON) et de demander la suppression de votre compte, confirmée par un code envoyé à votre adresse e-mail. Si cet e-mail ne peut pas partir tout de suite, votre demande est enregistrée et le code vous est envoyé dès que possible ; vous pouvez aussi nous écrire à contact@wearesolutions.ch depuis l'adresse de votre compte. Nous exécutons toute demande d'effacement dans les 30 jours au plus. Réclamation possible auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Si vous résidez dans l'Union européenne, le RGPD peut aussi s'appliquer : bases juridiques : mesures précontractuelles à votre demande et contrat (art. 6 § 1 let. b), y compris pour fixer un échange téléphonique ou vous rappeler à votre demande, et pour adapter une maquette, vous faire une offre et vous recontacter au moment choisi à partir de vos réponses au questionnaire de suivi ou de vos retours sur la maquette, intérêt légitime à répondre aux messages, à vous appeler pour une question sur votre demande si vous nous avez donné votre numéro sans demander de rappel, à tirer des constats généraux sans nom, à savoir comment on nous découvre et si une maquette de démonstration a été consultée, à sécuriser le site, à vérifier le pouvoir de signature, à prévenir les fraudes et à pouvoir prouver un contrat signé en ligne (let. f), consentement pour une éventuelle future newsletter et pour un éventuel service d'IA en ligne (let. a), retirable à tout moment ; vous avez aussi droit à la limitation et à la portabilité et pouvez saisir l'autorité de contrôle de votre pays. Nos offres ne sont pas dirigées vers l'Union européenne : nous n'y avons donc pas désigné de représentant (art. 27 RGPD) ; pour toute question, écrivez-nous directement à contact@wearesolutions.ch.

Sécurité

HTTPS, accès restreint, double authentification pour notre personnel, liens de connexion et codes à usage unique, journal de preuves chaîné qui rend toute modification visible, sauvegardes vérifiées et copie externe sur un disque chiffré, mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque.

Modifications

Cette politique peut évoluer ; la date de version fait foi. Changements de cette version : le point « Données traitées » décrit le questionnaire de suivi d'une maquette (réponses envoyées telles quelles par e-mail à contact@wearesolutions.ch, sans enregistrement sur le site ni filtre automatique, avec le numéro de téléphone s'il est indiqué) et l'outil de retours d'une maquette (corrections, photos, questionnaire de fin et souhait de rappel, enregistrés chez notre hébergeur en Suisse ; dictée vocale facultative par le service de votre navigateur) ; les points « Mesure d'audience » et « Prospection » décrivent le compteur de visites des maquettes, sans cookie ni adresse IP ; les points « Finalités », « Destinataires et hébergement », « Durées de conservation », « Prospection » (appel téléphonique) et « Vos droits » sont complétés en conséquence. Les versions précédentes vous sont remises sur demande.